Un resumen de Getting Things Done
Además de ZTD normal, Leo describe una versión minimalista muy atractiva de su sistema, que solo incluye tres hábitos:
- Siempre lleva un bloc de notas
- Al final del día añade las acciones nuevas a tu lista maestro
- Cada mañana elige las tres Tareas Más Importantes.
Organízate con eficacia
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| Sistema de Productividad Personal ideado por David Allen, Getting Things Done.. Este es un breve resumen del sistema. |
¿Es posible administrar el tiempo?
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| Hay
algo muy equivocado en la frase “administrar el tiempo”. Equivale a
decir que quiero administrar el aire, o administrar las nubes y los
océanos. O administrar la gravedad o la carga eléctrica que existe en el
aire.
El
tiempo no se puede administrar, empezando probablemente porque no
existe, si nos ponemos filosóficos. Lo único que puede administrarse son
las acciones que realizamos en el transurso del tiempo.
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| Primero, hay que recopilar todo lo que se nos va apareciendo en nuestra vida. Lo normal es una pequeña bandeja en nuestra mesa de trabajo. En la computadora, se usa desde luego la bandeja de entrada del correo y para archivos o ficheros diversos, una carpeta. La clave es utilizar un solo lugar para recopilar esta información |
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| En segundo lugar hay que procesar esta información y objetos que van entrando a nuestra vida. El procesar estos objetos va de la mano con Organizarlos. |
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Se procesan y organizan, uno por uno. Primero hay que preguntarnos si es accionable.
De
ser así, y podemos concluirlo en menos de 2 minutos, lo hacemos. Si
toma más de dos minutos, lo posponemos y anotamos la acción siguiente en
una lista por contexto.
Si no es accionable, podemos archivarlo, delegarlo o tirarlo a la basura.
Tómese en cuenta que esto mismo se aplica para cualquier cosa que caiga en nuestra vida, sea digital o papel, o cualquier otro objeto.
Finalmente, se revisa periódicamente este sistema, para tener una lista completa de Acciones.
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Esto
difiere de una típica lista de prioridades, como se puede ver. En una
lista de prioridades, puede estar los siguientes “tareas”: Preparar
discurso. Llevar el auto al taller.
Pero eso no es una acción. Esto, de acuerdo con el sistema GTD, es un proyecto.
En
GTD se define un proyecto cuando queremos obtener un resultado pero
requiere más de una acción. Para llevar el carro al taller, primero
necesitamos hacer la cita. para hacer la cita necesitamos el teléfono, y
tal vez el teléfono lo tenga nuestro compadre. Entonces, ¿cuál es la
siguiente acción en este proyecto? La acción será entonces llamar a
nuestro compadre para pedirle el teléfono del taller.
Proyectos, ¿cuántos proyectos se tienen? De esta forma nos podemos dar cuenta que tenemos decenas de proyectos.
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La definición de David Allen de un proyecto es cualquier cosa que requiera dos o mas acciones.
• Recolectar
• Procesar
• Organizar >
• Hacer
• Revisar periódicamente
• Procesar
• Organizar >
• Hacer
• Revisar periódicamente
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Crear una simple lista de sus proyectos, sin que esté separada del resto de sus actividades personales.
Contextos
Escribir Acciones Siguientes en una lista, organizada por contexto.
La lista sólo tendrá acciones específicas, lo más granulares posibles.
@Casa
@Oficina @De compras @Llamadas @Computadora
Las actividades se realizan tomando en cuenta el Tiempo disponible, Energía, y prioridad.
Si
alguna vez has dudado que haya un sistema para estar organizados,
créeme que este existe y se trata de este sistema, GTD. Está diseñado
para la forma en que trabajamos los seres humanos. Te garantizo que
tendrás tu vida bajo control, de una forma accesible, simple, manejable.
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